توضیحات
فرایند پرداخت مالی در بیزاجی
در سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS)، پیاده‌سازی فرآیندهای مالی یکی از مهم‌ترین نیازهای سازمان‌ها محسوب می‌شود. در این مقاله به بررسی محصول فرآیند درخواست پرداخت مالی در نرم‌افزار بیزاجی پرداخته‌ایم که توسط تیم ما طراحی و پیاده‌سازی شده است.
فرآیند پرداخت مالی شامل چندین مرحله تأیید و تخصیص منابع مالی است که به‌صورت سیستمی کنترل و اجرا می‌شود. این فرآیند شامل سه زیر فرآیند درخواست پرداخت، صدور تخصیص و انجام پرداخت است که در ادامه توضیح داده می شوند.
مراحل فرآیند پرداخت مالی
۱. درخواست پرداخت
این زیر فرایند شامل دو تسک اصلی با عنوان ثبت درخواست و بررسی درخواست می باشد. در تسک اول کاربر اطلاعات مربوط به درخواست شامل، مبلغ مورد درخواست، شماره حساب دریافت کننده و اسناد و مدارک لازم را تکمیل می نماید.
پس از ثبت درخواست، مرحله بررسی درخواست شامل تأییدیه‌های چندسطحی است که به ترتیب توسط مدیران بالاسری بررسی و تأیید می‌شود. در صورت نیاز، درخواست جهت اصلاح به کاربر برگشت داده می‌شود. لازم به ذکر است بر اساس سطح سازمانی درخواست کننده مرحله بررسی درخواست می تواند توسط چند نفر انجام شود. به عنوان مثال در صورتی که درخواست کننده کارشناس باشد، ریس اداره، مدیر و معاون مربوطه درخواست مورد نظر را بررسی می نماید و در صورتی که معاون درخواست دهنده باشد تسک بررسی درخواست انجام نخواهد شد.
2. تخصیص بودجه
پس از تأیید درخواست، فرآیند “صدور تخصیص” آغاز می‌شود. در این مرحله مدیر برنامه‌ریزی درخواست را بررسی کرده و در صورت تأیید، بودجه مورد نیاز تخصیص داده می‌شود. نحوه تخصیص به این صورت است که مبلغ درخواست شده از موجودی بودجه کسر می شود. پس از صدور تخصیص سیر تاییدیه های مختلف از معاون برنامه ریزی تا کارشناس، مدیر و معاو مالی انجام شد. نمای کلی این زیرفرآیند مطابق شکل زیر است:
3. انجام پرداخت
در این مرحله، فرآیند “انجام پرداخت” اجرا می‌شود. کارشناس مالی اطلاعات چک را در سامانه مربوطه ثبت کرده و سریال چک را فراخوانی می‌کند. در ادامه، دو فرم پرداخت و جزییات پرداخت بر اساس داده های پر شده در مراحل قبلی همراه با امضای درخواست دهنده و بررسی کنندگان و …، به‌صورت خودکار ایجاد می‌شوند که شامل اطلاعات کامل درخواست، تخصیص و تاییدیه‌های مربوطه است. این فرم‌ها توسط واحد مالی پرینت گرفته می شود و پس از امضای گرم مدیرعامل برای پرداخت رسمی و ثبت در اسناد بایگانی واحد مالی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
پس از انجام پرداخت، تسهیل‌دار مالی باید فیش واریزی را در سیستم بارگذاری کند تا فرآیند پرداخت مالی به‌طور کامل ثبت و مستند شود.
ویژگی‌های فرآیند پرداخت مالی در بیزاجی
- اتوماسیون تأییدیه‌ها: تمام تأییدیه‌های مدیریتی و مالی به‌صورت سیستمی کنترل می‌شود.
- مدیریت بودجه: امکان کاهش خودکار بودجه تخصیص داده‌شده بر اساس درخواست‌های ثبت‌شده.
- یکپارچگی با سایر سامانه‌ها: ثبت اطلاعات چک در سامانه خارجی و امکان فراخوانی داده‌های پرداختی.
- گزارش‌گیری و مستندسازی: امکان ثبت و نگهداری تمام مراحل فرآیند برای ارائه گزارش‌های مدیریتی و مالی.
نتیجه‌گیری
پیاده‌سازی فرآیند پرداخت مالی در بیزاجی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که شفافیت، دقت و سرعت بیشتری در مدیریت منابع مالی خود داشته باشند. با استفاده از اتوماسیون فرآیندها، تأییدیه‌های مالی بهینه شده و امکان نظارت دقیق بر بودجه‌های تخصیص‌یافته فراهم می‌شود.
جهت هر نیاز به هر گونه مشورت و درخواست پیاده سازی این فرآیند با ما تماس بگیرید.
نقد و بررسی‌ها
هنوز بررسی‌ای ثبت نشده است.