فرآیند مدیریت اموال در بیزاجی

توضیحات

فرآیند مدیریت اموال در بیزاجی

موضوع مدیریت اموال (شامل فرآیند های بررسی، انتقال و عودت اموال)، یکی از چالش های اساسی است که بسیاری از سازمان ها، مخصوصا سازمان های بزرگ با آن روبرو هستند. بویژه که راهکارهای نرم افزاری خاصی هم برای این موضوع در بازار وجود ندارد.

به عنوان مثال یک سازمان با بیش از 500 نفر  پرسنل را در نظر بگیرید اگر فرض کنیم به طور میانگین هر نفر 5 قلم کالا در اختیار داشته باشد بیش از 2500 قلم کالایی در این سازمان وجود دارد که مدیریت آن نیازمند داشتن یک راهکار فرآیندی مبتنی بر فناوری اطلاعات هست. از طرفی دیگر راهکار ارائه شده نیازمند ارتباط مناسب با سیستم های مالی شرکت است چرا که بر اساس ضوابط و چارچوب های مالی تمام اموال سازمان در سیستم های مالی شرکت ها ثبت می شوند و موضوع ذخیره استهلاک، اسقاط و …، در سامانه های مالی مدیریت می شوند.

ما این فرآیند را در نرم افزار بیزاجی و در ارتباط با سیستم مالی راهکاران پیاده سازی کرده ایم. با اجرای این فرآیند توسط هر یک از کارکنان سازمان لیست اموالی که در سیستم راهکاران شرکت در اختیار  فرد قرار دارد به او نمایش داده می شود. این فرد می تواند در ابتدا تحویل گرفتن کالای مورد نظر را تایید نموده و یا اینکه در خواست بررسی مجدد بدهد.

در صورت تایید فرد می تواند در هر زمانی آن کالا را عودت داده و یا به فرد دیگری انتقال دهد. و در صورت عدم تایید کالای مورد نظر وارد فرآیند بررسی مجدد خواهد شد.  در ادامه هر یک از سه مسیر اصلی که یک کالا می تواند طی کند را بررسی می کنیم.

بررسی مجدد

در صورت درخواست بررسی مجدد، کار جهت بررسی به جمعدار سازمان ارجاع داده می شود، جمدار اموال یا با شناسایی کالای مورد نظر، گیرنده کالا را در سیستم راهکاران اصلاح می نماید و یا در صورت عدم شناسایی کالا را در لیست اموال بلاتکلیف ثبت می کند و یا جهت تعیین خسارت به کمیته تعیین خسارت ارجاع می دهد.

کالاهایی که در لیست بلاتکلیف قرار می گیرند در انتهای هر سال به مدیریت ارشد سازمان گزارش داده می شوند و مدیریت ارشد در خصوص آن ها تصمیم می گیرد. کالاهایی که به کمیته تعیین خسارت ارجاع می شوند، یا خسارت برای هر آن ها تعیین می شود و یا کمیته تعیین خسارت، نیاز به پرداخت خسارت توسط تحویل گیرنده نمی بیند.

در صورت تعیین خسارت توسط کمیته کار به واحد مالی ارجاع می شود و واحد مالی مبلغ خسارت را از حساب کاربر کسر می نماید. در نهایت تمام کالاها اعم از مواردی که نیاز به پرداخت خسارت ندارند و یا آنهایی که خسارت آن توسط واحد مالی دریافت شده است جهت اصلاح سیستم راهکاران به جمعدار اموال ارائه می شود.

انتقال

در فرآیند انتقال نیز پس از تایید مدیر بر اساس نوع کالا (کالای پشتیبانی، فناوری اطلاعات و ویژه) مسیرهای بررسی متفاوتی طی می شود و نهایت پس از تایید انتقال کالا توسط تحویل گیرنده جدید، کار جهت اصلاح سیستم راهکاران به جمعدار اموال ارجاع می شود. لازم به ذکر است بر اساس سیاست های سازمان فرآیند انتقال اموال می تواند صرفا در درون یک معاونت یا ساختمان و یا بخش از سازمان انجام شود.

عودت

در فرآیند عودت نیز بر اساس نوع کالا مسیرها متفاوت خواهد بود. به گونه ای که پس از تایید عودت توسط مدیر و سایر افراد مرتبط کالاهای عودت شده به انبار پشتیبانی سازمان و انبار فناوری اطلاعات بازگشت داده می شوند و در انتهای پس از تایید انبارها مبنی بر دریافت کالای عودت شده سیستم مالی اصلاح می گردد.

جهت کسب اطلاعات بیشتر در خصوص فرآیند مدیریت اموال در بیزاجی با ما تماس بگیرید.