آشنایی اولیه با سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)
آشنایی اولیه با BPMS
با اهمیت مدیریت فرایندهای سازمانی در چند دهه اخیر و رشد روزافزون علم BPM، واحدهای توسعه و تعالی سازمان در سازمان‌ها ساختاریافته‌تر شدند و بهبود زنجیره ارزش سازمان و در نتیجه فرایندهای سازمانی را سرلوحه خود قرار دادند. مستندات فرایندی شکل گرفتند و معیارهای ارزیابی برای سنجش فرایندها تعریف شدند.
ضرورت استفاده از BPMS
با افزایش روند تحلیل فرایندهای مختلف، ارتباطات مابین فرایندها، ارتباطات فرایندها با سیستم‌های تخصصی مختلف و درگیر بودن افراد مختلف با فرایندها، پیچیدگی تحلیل و ارزیابی فرایندها افزایش یافت. همین امر موجب شد تا سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) شکل بگیرند.
این سیستم‌ها به سازمان‌ها امکان می‌دهند که جریان‌های فرایندی تحلیل‌شده را همان‌طور که طراحی شده‌اند، اجرا کنند. همچنین، ارتباط بین سیستم‌های مختلف و فرایندها را شکل داده و امکان پایش و ارزیابی عملکرد فرایندها را بر اساس داده‌های واقعی فراهم می‌کنند. در نتیجه، امکان بهبود مستمر فرایندهای سازمانی تسهیل می‌شود.
تأثیر BPMS بر سازمان‌ها
با استفاده از سیستم BPMS، کل سازمان چابک، پویا، پاسخگو، مبتنی بر قوانین و انعطاف‌پذیر می‌شود. همچنین، مدیران سازمان می‌توانند به‌آسانی نظارت دقیقی بر روند اجرای فرایندها داشته و از گزارش‌های آماری برای بهینه‌سازی مستمر بهره ببرند. این امر نه‌تنها باعث افزایش کارایی می‌شود، بلکه کیفیت تصمیم‌گیری‌ها را نیز بهبود می‌بخشد.
از سوی دیگر، مسئولین اجرای فرایندها اطلاعات بروز و کاملی از نحوه اجرای وظایف خود دریافت می‌کنند و می‌توانند در لحظه تغییرات لازم را اعمال کنند. همچنین، تحلیلگران حوزه توسعه و تعالی سازمان نیز قادر خواهند بود فرایندهای اجرایی را بدون نیاز به دانش پیشرفته برنامه‌نویسی، طراحی و تغییر دهند.
مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)
مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در مسیر تحول دیجیتال حرکت کنند و اهداف کلان خود را بهتر درک نمایند. در ادامه، برخی از مزایای کلیدی BPMS ارائه شده است:
۱. چابکی بیشتر کسب‌وکار
یکی از مهم‌ترین مزایای BPM، افزایش انعطاف‌پذیری سازمان در برابر تغییرات بازار است. این سیستم‌ها به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا فرایندهای کسب و کار را متوقف، اصلاح و دوباره اجرا کنند. این ویژگی امکان واکنش سریع‌تر به شرایط جدید را فراهم کرده و دید بهتری نسبت به تأثیرات تغییرات ایجاد می‌کند.
۲. کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمدها
BPMS با حذف گلوگاه‌های موجود در فرایندها، هزینه‌ها را در طول زمان کاهش می‌دهد. این امر منجر به کاهش زمان فروش محصول، بهبود سرعت ارائه خدمات به مشتریان، و در نهایت افزایش درآمد سازمان می‌شود. همچنین، تخصیص بهینه منابع باعث کاهش هدررفت و افزایش سوددهی خواهد شد.
۳. بهبود کارایی سازمانی
یکپارچه‌سازی فرایندهای سازمانی با استفاده از BPMS، موجب افزایش بهره‌وری سازمان می‌شود. مسئولین فرایندها با داشتن اطلاعات دقیق و لحظه‌ای، می‌توانند تأخیرها را نظارت کرده و منابع اضافی را به بخش‌های موردنیاز اختصاص دهند. اتوماسیون وظایف تکراری نیز باعث کاهش خطاهای انسانی و افزایش سرعت اجرای فرایندها خواهد شد.
۴. افزایش شفافیت و بهبود نظارت
BPMS امکان نظارت دقیق و در لحظه بر عملکرد کلیدی فرایندهای سازمانی را فراهم می‌کند. با افزایش شفافیت، امکان مدیریت بهتر، اصلاح ساختارها و نظارت بر خروجی‌ها فراهم می‌شود. همچنین، سازمان‌ها قادر خواهند بود شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را به‌صورت دقیق اندازه‌گیری کنند.
۵. تطبیق با استانداردها و افزایش امنیت
سیستم BPMS تطبیق فرایندهای سازمانی با استانداردهای بین‌المللی را تضمین می‌کند و از قوانین جدید پشتیبانی می‌نماید. همچنین، مدیریت امنیت اطلاعات و دارایی‌های سازمان از طریق پیاده‌سازی رویه‌های مناسب امکان‌پذیر شده و خطرات مربوط به دسترسی‌های غیرمجاز کاهش می‌یابد.
نتیجه‌گیری
مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) نقش کلیدی در ارتقای بهره‌وری، افزایش سوددهی و کاهش هزینه‌های سازمانی دارد. این سیستم نه‌تنها به بهبود فرایندهای سازمانی کمک می‌کند، بلکه امکان نظارت دقیق و تصمیم‌گیری آگاهانه را نیز فراهم می‌نماید. به همین دلیل، پیاده‌سازی BPMS یکی از گام‌های اساسی در مسیر تحول دیجیتال سازمان‌ها به شمار می‌رود.
