فرآیند درخواست سفر
در نرم افزار بیزاجی، فرآیند درخواست سفر می‌تواند به‌صورت خودکار مدیریت شود تا وظایف به درستی بین کاربران سازمان تخصیص داده شوند. در این مقاله، نحوه تخصیص فعالیت‌ها، ایجاد ساختار سازمانی و اعمال قوانین برای تخصیص کاربران در فرآیند مدیریت سفر را بررسی میکنیم.
فرآیند درخواست سفر در بیزاجی چیست؟
بیزاجی ابزاری قدرتمند برای مدیریت فرآیندهای سازمانی (BPM) است که به شما امکان می‌دهد تخصیص فعالیت‌ها را برای هر مرحله از فرآیند تعیین کنید. هر فعالیتی که نیاز به تعامل با کاربران دارد، باید به‌گونه‌ای تعریف شود که سیستم بتواند فرد مناسب را شناسایی کند و به آن وظیفه تخصیص دهد.
مزایای تخصیص خودکار فعالیت‌ها در بیزاجی:
✔ کاهش خطای انسانی در تخصیص وظایف
✔ بهینه‌سازی عملکرد کارکنان بر اساس حجم کاری
✔ افزایش سرعت و دقت در مدیریت درخواست‌های سفر
مسئولیت انجام هر فعالیت در فرآیند سفر
در فرآیند مدیریت سفر سازمانی، هر فعالیت باید به کاربر یا گروه خاصی اختصاص داده شود. در جدول زیر، نقش‌های هر بخش مشخص شده است:
| فعالیت | مسئول اجرا |
|---|---|
| ثبت درخواست سفر | متقاضی یا ایجادکننده فرآیند (Case Creator) |
| تأیید درخواست سفر | ناظر متقاضی (Boss) |
| رزرو هتل و پرواز | کارمند آژانس مسافرتی با کمترین حجم کاری |
| صدور پیش پرداخت سفر | کارکنان بخش حسابداری (بسته به مبلغ پیش پرداخت، ارشد یا تازه‌کار) |
| لغو درخواست سفر | متقاضی یا ناظر متقاضی |
هر فعالیت وظیفه چه افرادی است؟
- ثبت کردن درخواست سفر: این فعالیت از طرف متقاضی و یا case creator ایجاد کننده مورد فرآیند اجرا می‌شود.
- تایید درخواست سفر: این فعالیت از طریق ناظر متقاضی اجرا می‌شود.
- رزرو هتل و پرواز: این فعالیت از طریق کارمند آژانس مسافرتی با کمترین حجم کاری اجرا می‌شود.کارمند آژانس مسافرتی بودن یک سِمَت در سازمان است.
- صدور پیش پرداخت سفر: این فعالیت از طرف یکی از عضو کارکنان بخش حسابداری اجرا می‌شود. اگر هزینه کل پیش پرداخت بزرگتر از آستانه تعریف شده باشد، یک عضو ارشد، این پیش پرداخت را صدور می‌کند، در غیر این صورت یک تازه کار آن را انجام می‌دهد.
- لغو درخواست سفر: یک متقاضی و یا ناظر آن می‌تواند یک درخواست را لغو کند.
نحوه ایجاد ساختار سازمانی در بیزاجی
برای مدیریت فرآیند درخواست سفر سازمانی در بیزاجی، باید ابتدا ساختار سازمانی را تعریف کنیم. این مراحل را دنبال کنید:
- در بیزاجی به Expert View بروید و گزینه Organization را انتخاب کنید.
- روی Organization کلیک راست کرده و گزینه Edit Organization را بزنید.
در پنجره جدید باز شده تنظیمات زیر را انجام دهید و next را بزنید.
سمت‌های جدید را با کلیک روی + تعریف کنید، مانند کارمند آژانس مسافرتی.
ok را بزنید و سپس بر روی next کلیک کنید. در این مرحله ما area یا همان واحد می‌توانیم تعریف کنیم. هدف ما این است که بخش حسابداری را به عنوان یک واحد در سازمانمان اضافه کنیم. بعد از تعریف ok و next را میزنیم تا به مرحله بعدی برویم.
بعد از آن وارد بخش role یا همان نقش می‌رویم. ما میخواهیم افراد یا ارشد باشند و یا تازه کار. برای همین این دو را در قسمت نقش تعریف میکنیم.
- Junior (تازه‌کار) برای کارکنان با تجربه کمتر
- Senior (ارشد) برای کارکنان با سطح مسئولیت بالاتر
سپس گزینه next و finish را کلیک کنید. اکنون ما اولین سازمانمان را ساختیم.
تخصیص فعالیت‌ها در فرآیند درخواست سفر
بعد از تعریف ساختار سازمانی، باید مشخص کنیم که هر وظیفه به چه کسی اختصاص داده شود:
1. تخصیص فعالیت “ثبت درخواست سفر”
- در مرحله Performers، گزینه Define Performers را انتخاب کنید.
- روی ثبت درخواست سفر کلیک کنید و Case Creator را به عنوان انجام‌دهنده این فعالیت انتخاب کنید.
2. تخصیص فعالیت “تأیید درخواست سفر”
- در Value Type، گزینه Data Source را انتخاب کنید.
- از موجودیت Travel Request، گزینه Boss User ID را تعیین کنید تا درخواست به ناظر متقاضی ارجاع شود.
3. تخصیص فعالیت “رزرو هتل و پرواز”
- در Property گزینه Position را انتخاب کنید.
- در Value، سمت کارمند آژانس مسافرتی را مشخص کنید.
- Assignment Method را روی By Load قرار دهید تا کارمند با کمترین حجم کاری انتخاب شود.
4. تخصیص فعالیت “صدور پیش پرداخت سفر”
- روی + کنار Precondition کلیک کنید و شرط اختصاص فعالیت را تعیین کنید:
- اگر مبلغ پیش پرداخت کمتر از 5 میلیون تومان باشد، فرد Junior در بخش حسابداری مسئول باشد.
- اگر مبلغ بیشتر از 5 میلیون تومان باشد، فرد Senior در بخش حسابداری وظیفه را انجام دهد.
5. تخصیص فعالیت “لغو درخواست سفر”
- این فعالیت برای متقاضی یا ناظر متقاضی تعریف می‌شود.
- به جای And از Or استفاده کنید تا هرکدام از این دو نفر بتوانند درخواست را لغو کنند.
وارد فعالیت بعدی یعنی رزرو هتل و پرواز می‌شویم. در پنجره تخصیص فعالیت property را گزینه position انتخاب کنید. اکنون در سازمان میخواهیم وارد قسمت کارمندان آژانس شویم در نتیجه در value آن را انتخاب کنید. توجه داشته باشید که Assignment method روی گزینه By load باشد.
فعالیت بعدی یعنی صدور پیش پرداخت می‌ماند. در پنجره تخصیص آن علامت + کنار Precondition را میزنیم. ما باید بر هرکدام یک expression بسازیم که اگر موقعیتی با یک شرایطی شکل گرفت این کار تخصیص به بک نفر دیگر شود و یا نشود. علامت مداد کنار precondition را بزنید و گزینه based on the result of an expression را کلیک کنید. بر روی حالت standard گزینه new را بزنید. اکنون میخواهیم وظیفه افراد تازه کار را تعریف کنیم.
وارد قسمت components شوید و constant definitions را کلیک راست کنید و new definition را بزنید. اسم زیر را برای آن تعریف میکنیم.
تایپ آن را پول میکنیم و حداکثر آن را 5 میلیون میکنیم.
finish را میزنیم و متغیر مورد نظر را به طرف دوم عبارت خود می‌کشیم.
یک نام برای آن تعریف میکنیم.
اکنون ما کاری کردیم که با این شرایط تعریف شده افرادی که الان میخواهیم تعریف کنیم به این فعالیت اختصاص یابند. اول بخش واحد حسابداری را تعریف میکنیم.
علامت + را دوباره میزنیم و اکنون نقش junior را تعریف میکنیم. ما به طور کلی تعریف کرده ایم که اگر مقدار کل پیش پرداخت کمتر از 5 میلیون باشد، در بخش حسابداری، افراد با نفش تازه کار پیش پرداخت را صدور کنند.
precondition دوم را همانند مرحله قبل جلو می‌بربم با این تفاوت که شرایط افراد با نقش ارشد به صورت زیر می‌شود.
بعد از تعریف سازی شرایط، همانند نقش تازه کار ما فعالیت را تخصیص می‌دهیم به افراد با نقش ارشد. و تخصیص ما برای صدور پیش پرداخت تمام می‌شود.
آخرین مرحله ما تخصیص رویداد لغو درخواست است. افراد مورد نیاز متقاضی یا ناظر متقاضی است که ما از قبل تعریف کرده ایم. تنها تفاوت این تخصیص اسن است که ما به جای And از Or استفاده میکنیم. برای این کار بر روی دکمه And کلیک کنید تا Or فعال شود.
نتیجه‌گیری
بیزاجی یک ابزار کاربردی برای مدیریت فرآیندهای سازمانی است که به شما کمک می‌کند تا فرآیند درخواست سفر سازمانی را بهینه‌سازی کنید. در این مقاله، نحوه تعریف ساختار سازمانی، تخصیص فعالیت‌ها و اجرای صحیح فرآیند سفر در بیزاجی را بررسی کردیم.
